El artículo 15 de la Constitución Política de la República de Colombia consagra el derecho de cualquier persona de conocer, actualizar y rectificar los Datos Personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen Datos Personales de terceros a respetar los derechos y garantía previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.

Asimismo, el artículo 20 de la Constitución Política de la República de Colombia consagra el derecho de cualquier persona, Responsable, Encargado, Mandante o Mandatario, de recibir información veraz e imparcial.

SoyYo es una compañía cuyo objeto es prestar servicios ciudadanos digitales básicos y especiales, trámites digitales, desarrollar actividades conexas a la prestación de esos servicios en entidades públicas y privadas, así como desarrollar y aplicar innovaciones y tecnologías relacionadas y realizar cualquier operación propia para la ejecución de dichas actividades. Con ocasión del ejercicio de la actividad de la empresa, resulta indispensable entre otros, recolectar, almacenar, usar, transferir, transmitir, entregar a terceros dentro y fuera del territorio de Colombia y, demás personas vinculadas o relacionadas con el objeto social y misional de la empresa y los efectos contractuales en los que se vea involucrado, los Datos Personales e información de propiedad de los Titulares de la información personal, la cual se define como aquella información que identifica a la persona natural que posee vínculos de carácter legal o contractual con SoyYo, se relaciona con ella o con otras personas (como, por ejemplo, las personas a su cargo que directamente, o por intermedio de ella, han entregado su información).

En virtud de lo anterior, dentro del compromiso legal y corporativo de SoyYo de proteger el derecho a la privacidad de las personas, así como la facultad de ellas de conocer, actualizar o solicitar la información que sobre ellas se archive en bancos de datos, SoyYo ha diseñado esta Política de Tratamiento de la Información (la “Política”) en la que se describe y explica el Tratamiento dado a la información personal que se recolecta a través de los diferentes medios físicos o electrónicos, actuales o que en el futuro se desarrollen en el ejercicio de la actividad de la empresa.

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de SoyYo, sus trabajadores en Colombia, los contratistas y terceros que obran en nombre de SoyYo.

Todos los trabajadores de SoyYo deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones.

Para efecto e interpretación de esta Política, de las obligaciones de SoyYo, así como de las obligaciones y derechos de los Titulares, al amparo de las normas aplicables y de la voluntad contractual de las partes, se entiende por:

Aliados: entidades privadas y/o públicas con las cuales SoyYo ha suscrito acuerdos comerciales para la prestación de servicios comerciales de dichas entidades, a través de la Aplicación o SDK web de SoyYo.

Algoritmos: es una serie de instrucciones secuenciales ―es decir, que van uno después del otro― que permiten ejecutar acciones o programas.

Aplicación o App: cualquier tipo de software, o desarrollo de software de propiedad de SoyYo para que corra en cualquier elemento informático de hardware, tal como un desktop, laptop o dispositivos móviles.

Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales: es la Superintendencia de Industria y Comercio- Delegatura para la Protección de Datos Personales.

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Usuario y/o Titular del dato para llevar a cabo el Tratamiento. Esta puede ser escrita, verbal o mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que el Titular otorgó Autorización.

Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Usuario y/o Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Bases de datos: conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.

Cadencia: Sucesión regular de los sonidos o los movimientos que se va repitiendo en un período de tiempo determinado.

Canal de acceso electrónico: se entenderá como canal de acceso electrónico aquellas formas mediante las cuales se recolecta y/o almacena información personal tales como, web, dispositivos móviles y atención telefónica.

Computación en la nube: es el uso de una red de servidores remotos conectados a internet para almacenar, administrar y procesar datos, servidores, bases de datos, redes y software.

Consulta: solicitud del Titular del dato o las personas autorizadas por este o por la ley para conocer la información que reposa sobre ella en bases de datos o archivos.

Datos de menores adultos: son los datos de adolescentes, es decir, los datos personales de los menores comprendidos entre los 12 y 18 años. Dichos datos, al margen de su naturaleza, pueden ser objeto de tratamiento siempre y cuando el fin que se persiga con dicho tratamiento responda al interés superior de los menores y se asegure sin excepción alguna el respeto de sus derechos prevalentes.

Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. El dato personal se clasifica en sensible, público, privado y semiprivado.

Dato personal sensible: información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tal como aquella que revele el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garantice los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros).

Dato personal público: es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Son públicos los Datos Personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (artículo 26 del C.Co.). Asimismo, son datos públicos, los que, en virtud de una decisión del Titular o de un mandato legal, se encuentren en archivos de libre acceso y consulta. Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.

Dato personal privado: es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona Titular del dato. Ejemplos: documentos privados, información extraída a partir de la inspección del domicilio.

Dato personal semiprivado: es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros, el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.

Dirección IP: las direcciones IP (del acrónimo inglés IP para Internet Protocol) son un número único e irrepetible con el cual se identifica a todo sistema conectado a una red.

DNS ISP: el término DNS, del inglés Domain Name Service, se refiere tanto al servicio de Nombres de Dominio, como al servidor que ofrece dicho servicio. El servicio DNS asocia un nombre de dominio con información variada relacionada con ese dominio. Su función más importante es traducir nombres inteligibles para las personas en direcciones IP asociadas con los sistemas conectados a la red con el propósito de poder localizar y direccionar estos sistemas de una forma mucho más simple.

ISP: (Internet Service Provider) es la compañía que te sirve el internet y, por lo tanto, sin un ISP no podrías tener acceso a este preciado servicio.

Encargado del Tratamiento: persona que realiza el Tratamiento de datos por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Entidades: entidades públicas o privadas interconectadas en el marco de los servicios ciudadanos digitales, con las cuales los Usuarios pueden realizar trámites y/o interacciones a través de la Aplicación y/o SD web de SoyYo.

Geolocalización: es la capacidad de rastrear el paradero de un dispositivo utilizando GPS, torres de teléfonos celulares, puntos de acceso WiFi o una combinación de estos.

Metadata: los metadatos son el conjunto de datos relacionados con un documento y que recogen información fundamentalmente descriptiva del mismo, así como información de administración y gestión. Los metadatos es una información que enriquece el documento al que está asociado, los cuales describen la conceptualización, calidad, generación, cálculo y características de un conjunto de datos estadísticos.

Menores Adultos: población comprendida entre 12 y 18 años de edad.

OTPs: es un password o contraseña de un único uso (sus siglas en inglés: One-Time Password), también conocida como password o contraseña dinámica. Se utiliza como segundo factor de autenticación, además del nombre de usuario y la contraseña comúnmente utilizados.

Reclamo: solicitud del Usuario y/o Titular del dato o las personas autorizadas por este o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus Datos Personales o cuando adviertan que existe un presunto incumplimiento del régimen de Protección de datos, según el artículo Art. 15 de la Ley 1581 de 2012.

Requisito de procedibilidad: el Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, lo anterior según el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

SDK web: Software Development Kit, por sus siglas en inglés. Kit de desarrollo web.

Seguridad de la Información: es el conjunto de medidas preventivas y reactivas de SoyYo que permiten resguardar y proteger la información buscando mantener la confidencialidad, la disponibilidad e integridad de la misma.

Servicios ciudadanos digitales: conjunto de soluciones tecnológicas y procedimientos que brindan al Estado la capacidad para su transformación digital y lograr una adecuada interacción con el ciudadano, garantizando el derecho a la utilización de medios electrónicos ante la administración pública.

Sistema de Protección de Datos: conjunto de procesos, políticas, procedimientos, controles y demás actividades definidas al interior de la organización establecidas para asegurar el adecuado cumplimiento del Régimen de Protección de Datos, en adelante SPD.

Titular del dato: es la persona natural y/o el Usuario a quien se refiere la información.

Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como, sin limitarse a: la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o supresión de esa clase de información.

Transmisión: tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) y que tiene por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Traza Digital: corresponde a la información que se puede obtener de un dispositivo y su conexión a la red, mientras interactúa en una sesión con la plataforma, permitiendo crear un perfil del dispositivo.

Usuario: persona natural, con capacidad jurídica, que hace uso de la Aplicación y/o SDK web en cumplimiento de los términos y condiciones aplicables.

El Tratamiento de Datos Personales debe realizarse respetando las normas generales y especiales sobre la materia y con el objeto de desarrollar actividades permitidas por la ley. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios:

4.1. Principios relacionados con la recolección de Datos Personales.

Principio de libertad: Salvo norma legal en contrario, la recolección de los datos sólo puede ejercerse con la Autorización previa, expresa e informada del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del Titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Se deberá informar al Titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrán recopilarse datos sin la clara especificación acerca de la finalidad del Tratamiento de los mismos.

El principio de libertad debe observarse tanto para el caso de los datos que se recolectan a través de formatos como los que hacen parte de los anexos o documentos que entregan los Titulares de los datos a SoyYo.

Principio de limitación de la recolección: sólo deben recolectarse los Datos Personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del Tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del Tratamiento. En consecuencia, debe hacerse todo lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de Datos Personales al mínimo necesario. Es decir, los datos deberán ser: (a) adecuados, (b) pertinentes y (c) acordes con las finalidades para las cuales fue previsto su Tratamiento.

4.2. Principios relacionados con el uso de Datos Personales

Principio de finalidad: el Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular. Se deberá informar al Titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrán recopilarse datos sin una finalidad especifica.

Principio de temporalidad: los Datos Personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del Tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Para determinar el término del Tratamiento se considerarán las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

4.3. Principios relacionados con la calidad de la información

Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Se deberán adoptar medidas razonables para asegurar que los datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando SoyYo lo determine, serán actualizados, rectificados o suprimidos cuando sea procedente.

4.4. Principios relacionados con la Protección, el acceso y circulación de Datos Personales

Principio de seguridad: cada persona vinculada con SoyYo deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la empresa para otorgar seguridad a los Datos Personales, evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de transparencia: en el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso restringido: sólo se permitirá acceso a los Datos Personales a las siguientes personas:

• Al Titular del dato.
• A las personas autorizadas por el Titular del dato.
• A las personas que por contrato, mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del Titular del dato.

Principio de circulación restringida: sólo se puede enviar o suministrar los Datos Personales a las siguientes personas:

• Al titular del dato.
• A las personas autorizadas por el Titular del dato.
• A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: el Tratamiento de Datos Personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley aplicable, en las demás disposiciones que la desarrollen y la presente Política.

Dependiendo de su relación con SoyYo (por ejemplo, usuario, cliente, proveedor, contratista, testigo, mandante, mandatario, agente, intermediario, representante o apoderado, o bien otra persona que posea relaciones con SoyYo con ocasión del ejercicio de su actividad) la información personal recopilada sobre las personas antes designadas puede incluir lo siguiente:

1. Identificación general e información de contacto:

Datos no sensibles como: nombre, dirección, dirección IP, correo electrónico, mensaje de datos, teléfono, sexo, estado civil, entorno familiar, fecha de nacimiento, metadata, datos relacionados con el dispositivo electrónico utilizado (teléfono móvil, computadora, tableta, entre otros), información de uso de su dispositivo electrónico y comportamiento, datos de geolocalización, perfilamiento, nivel educativo, traza digital de su correo electrónico, atributos físicos, registros de actividad, historial laboral, información financiera, habilidades y experiencia, licencias profesionales y afiliaciones.

2. Números de Identificación expedidos por organismos o agencias gubernamentales:

Número de cédula de ciudadanía, Número de Pasaporte, Número de Identificación Tributaria, Número de Libreta Militar u otro Número de Identificación que se considere como público o esté disponible al público mediante mecanismos de consulta físicos o electrónicos.

3. Información de Salud:

Con ocasión de la prestación de servicios ciudadanos digitales, en caso tal que SoyYo sea habilitada para ello bajo los procedimientos que establezca para tal fin el Ministerio de Tecnologías, Información y Comunicaciones y/o la Agencia Nacional Digital conforme a lo dispuesto en el Decreto 620 de 2020, o así como cualquier otra norma que los modifique, adicione, sustituya o reglamente, SoyYo podrá prestar servicios especiales de carpeta ciudadana mediante los cuales el Usuario puede almacenar información personal y/o familiar relacionada con enfermedad física o mental, o condición médica (actual o anterior), estado de salud, información genética, información sobre lesiones o discapacidades, procedimientos médicos realizados, hábitos personales (por ejemplo, tabaquismo o consumo de alcohol), información sobre medicamentos recetados e historia clínica (en adelante la “Información de Salud”). La Información de Salud estará almacenada en el dispositivo móvil del Titular y/o en la nube provista por SoyYo para el Titular, y cifrada de tal manera que únicamente el Titular podrá tener acceso a esta información. Dicha información podrá ser transmitida y/o transferida por SoyYo a solicitud expresa, clara e inequívoca del Titular, a las entidades públicas y/o privadas que el Titular autorice de manera previa y expresa.

4. Tratamiento de datos de salud:

En la interacción de los Titulares con SoyYo y sus diferentes herramientas relacionadas con la prestación de Servicios Ciudadanos Digitales conforme a lo establecido en el Decreto 620 de 2020, así como cualquier otra norma que los modifique, adicione, sustituya o reglamente, los Titulares podrán gestionar sus datos de salud e historia clínica que sean necesarios para realizar trámites o acceder a otros servicios digitales. Por esta razón, SoyYo ha diseñado una carpeta específica denominada “Mi Espacio” para conservar los datos de salud de los Titulares, la cual estará almacenada en el dispositivo móvil del Titular, o en un servicio de nube privada provista por SoyYo, en ambos casos cifrada de tal manera que únicamente el Titular podrá tener acceso a esta información. Estos son Datos Sensibles y es facultativo del Usuario gestionar esta información mediante las diferentes herramientas de SoyYo quien solo tratará estos Datos Sensibles con el fin de enviarla a entidades o personas que los requieran para un trámite específico, previa Autorización expresa del Titular de la Información, o cuando lo requiera una autoridad competente en ejercicio de sus funciones.

5. Otra información sensible:

En ciertos casos, SoyYo puede recibir información como aquella relativa a antecedentes penales, disciplinarios, crediticia o historial de litigios. Durante la realización de trámites a través de la Aplicación y/o el SDK web, esta información en caso de ser requerida en el marco de una funcionalidad del ecosistema digital de gestión de identidad, únicamente será recibida por SoyYo, para ser transferida y/o transmitida al Aliado que, de manera previa, expresa e informada haya sido autorizado por el Titular de los Datos. SoyYo no almacenará dicha información, ni la tratará para ningún fin diferente.

6. Tratamiento de Datos Biométricos:

SoyYo podrá recolectar información personal biométrica como huellas, fotografías del rostro (selfie), iris, cadencias, voz, firma, reconocimiento facial, rasgos morfológicos, entre otros, (en adelante los “Datos Biométricos”) con el fin de permitir

7. Tratamiento de datos asociados a la traza digital, uso y comportamiento:

SoyYo recolectará datos asociados al dispositivo móvil del Usuario y al uso del mismo, y estos serán tratados por SoyYo, con el propósito de prevenir el fraude, la suplantación de identidad, y en general brindar seguridad en las interacciones que los Usuarios realicen a través de la Aplicación SoyYo. Estos datos podrán ser transferidos a Aliados con la autorización previa, expresa e informada del Titular de los Datos, con la finalidad de permitirle a los Aliados gestionar los riesgos de fraude y/o suplantación de identidad en las interacciones digitales realizadas a través de la Aplicación SoyYo y/o la Plataforma SoyYo. Los datos a recolectar serán compartidos en tiempo real con los Aliados con quienes el Usuario realice trámites a través de la Aplicación SoyYo para las finalidades mencionadas.

Si en cualquier momento el Usuario y/o Titular de los Datos desea revocar esta autorización, lo podrá solicitar a través de los canales dispuestos en la presente Política.

EN CUMPLIMIENTO DEL ARTÍCULO 6 DEL DECRETO 1377 DE 2013, LOS USUARIOS Y/O TITULARES DE SOYYO NO ESTARÁN OBLIGADOS DE NINGUNA MANERA A SUMINISTRAR SUS DATOS BIOMÉTRICOS CONFORME A LO ACÁ DISPUESTO. AHORA BIEN, A LOS USUARIOS Y/O TITULARES QUE OPTEN POR NO AUTORIZAR EL USO Y TRATAMIENTO DE SUS DATOS BIOMÉTRICOS A SOYYO DE CONFORMIDAD CON LA PRESENTE POLÍTICA DE PRIVACIDAD, SE LES NEGARÁ EL ACCESO Y USO DE CIERTOS SERVICIOS DE LA APLICACIÓN.

SoyYo utilizará la información personal para cumplir con las obligaciones contractuales y legales, para la gestión del riesgo operativo, el riesgo de fraude y/o suplantación de identidad, y para desarrollar las actividades propias de su objeto social. SoyYo también podrá Tratar los Datos Personales, entre otros, para los siguientes fines:

• a) Ejercer su derecho de conocer de manera suficiente al Titular de los datos con quien se propone entablar relaciones, prestar servicios, y valorar el riesgo presente o futuro de las mismas relaciones y servicios.
• b) Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y post contractual con SoyYo, respecto de cualquiera de los productos o servicios ofrecidos por SoyYo que el Titular haya o no adquirido, o respecto de cualquier relación negocial subyacente que tenga con ella, así como para dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales o administrativas;
• c) Evaluación, mantenimiento y mejora continua de las características y funcionalidades de la solución SoyYo y la experiencia del Usuario.
• d) Conocimiento de las necesidades, gustos y preferencias del Usuario con el único propósito de ofrecer beneficios e información sobre trámites y novedades que puedan ser de su interés y que pueda realizar mediante SoyYo.
• e) Envío de información comercial y publicitaria de carácter general sobre los productos y servicios de SoyYo, así como de Aliados o Entidades que sean afines con las necesidades, gustos y preferencias del Usuario.
• f) Análisis de datos personales recolectados para el continuo desarrollo de algoritmos de seguridad en la Identificación de los Usuarios y/o Titulares.
• g) Procesamiento de los datos personales y/o datos personales sensibles (como la biometría facial, de iris, de voz, comportamental, entre otros), con el propósito de verificar la identidad de sus titulares y/o autenticarlos para los trámites y procesos que deseen adelantar ante entidades públicas o privadas a través de la Aplicación y/o SDK web de SoyYo.
• h) Realizar actividades de mercadeo, ventas y promocionales, telemarketing (mercadeo telefónico), servicio al cliente, actividades de activación de marca, premios y promociones de SoyYo.
• i) Implementar estrategias de relacionamiento y/o segmentación con clientes, proveedores y otros terceros con los cuales SoyYo tenga relaciones contractuales o legales.
• j) Mejorar productos y servicios u ofertar nuevos productos, y todas aquellas actividades asociadas a la relación comercial o vínculo existente con SoyYo o aquel que llegare a tener.
• k) Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), y efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios de SoyYo o empresas vinculadas y los aliados comerciales de SoyYo;
• l) Dar a conocer, Transferir y/o Trasmitir Datos Personales dentro y/o fuera del país a las compañías matrices, filiales o subsidiarias de SoyYo o a terceros, aliado estratégico, como consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera, o para implementar servicios de computación en la nube.
• m) Los datos que se recolecten o almacenen sobre los empleados de SoyYo mediante el diligenciamiento de formatos, vía telefónica, o con la entrega de documentos (hojas de vida, anexos) serán tratados para todo lo relacionado con cuestiones laborales de orden legal o contractual.
• n) Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada por los Titulares de datos.
• o) Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los Titulares de datos, con cualquier información de que disponga legítimamente, como relaciones comerciales, y/o ante bases de datos públicas y/o privadas gestionados por encargados y/o responsables, con el propósito de validar información requerida por Aliados en el marco de trámites y/o interacciones a través de la Aplicación y/o el SDK web de SoyYo, siempre con la autorización previa, expresa e informada del Titular de los Datos.
• p) Tratar la información personal suministrada con fines de estadística y analítica, gestión de riesgos, gestión de identidades, prevención del fraude y/o la suplantación de identidad, perfilamiento de riesgo de fraude /o suplantación de identidad, y/o transmitir y/o transferir dicha información y/o los resultados de su análisis con Aliados para permitirles a estos gestionar los riesgos de fraude y/o suplantación de identidad en sus transacciones a través de la Aplicación y/o el SDK web, siempre con la autorización previa, expresa e informada del Titular de los Datos.
• q) Transferir la información personal suministrada por el Usuario en el proceso de registro de SoyYo, al igual que la información que de ésta se pueda derivar, a entidades Aliadas o clientes, responsables del tratamiento de datos, en el marco de un proceso de vinculación de clientes (onboarding), o durante cualquier trámite que haga el Usuario con un Aliado o entidad cliente de SoyYo a través de su solución.
• r) Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el Titular se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de datos comercial o de servicios, que permita establecer de manera integral e histórica completa, el comportamiento que como deudor, usuario, cliente, garante, endosante, afiliado, beneficiario, suscriptor, contribuyente y/o como Titular de servicios financieros, comerciales o de cualquier otra índole.
• s) Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los Titulares de datos en una o varias bases de datos, en el formato que estime más conveniente.
• t) Los datos biométricos, catalogados como información sensible y de facultativo suministro, serán tratados con fines de seguridad, validación de información y como sistema de identificación biométrica.
• u) Realizar todas las gestiones de orden tributario, contable, fiscal y de facturación.
• v) Enviar información importante acerca de cambios en las políticas, otros términos y condiciones, modificaciones en el Sitio web y otra información de carácter administrativo o comercial.
• w) Brindar una mejor calidad, capacitación y seguridad a los trabajadores para el correcto manejo de los Datos Personales adquiridos por cumplimiento de las obligaciones pactadas.
• x) De acuerdo con las obligaciones legales y corporativas de SoyYo para prevenir, detectar e investigar delitos, incluidos fraude y lavado de dinero, y analizar y gestionar otros riesgos comerciales.
• y) Llevar a cabo estudios técnico – actuariales, estadísticas, investigaciones, analítica y análisis de mercado, incluidas encuestas de satisfacción.
• z) Personalizar la experiencia presentando información y publicidad diseñadas de acuerdo con sus características específicas como cliente.
• aa) Identificar ante las personas a quien envíe mensajes a través del Sitio Web.
• bb) Dar la oportunidad de participar en sorteos, concursos y promociones similares y administrar estas actividades. Algunas de estas actividades tienen términos y condiciones adicionales, sobre los que se requerirá la Autorización expresa, dado que podrían contener otra información sobre cómo se usa y se divulga la Información Personal respectiva.
• cc) Administrar la infraestructura y las operaciones comerciales; y cumplir con las políticas y procedimientos internos, incluidos aquellos relacionados con auditorias, finanzas, contabilidad, facturación, cobro, sistemas de tecnología de la información, alojamiento de datos, sitios web, continuidad del negocio; y gestión de registros, documentos e impresión.
• dd) Resolver quejas y tramitar solicitudes de acceso a datos o corrección de los mismos.
• ee) Cumplir con las leyes y las obligaciones regulatorias aplicables, tales como las relativas a la lucha contra el lavado de dinero y el terrorismo; cumplir con procesos legales, y responder a las peticiones de las autoridades públicas y gubernamentales.
• ff) Defender los derechos, privacidad, seguridad y/o propiedad de SoyYo, así como de sus clientes, usuarios, socios, proveedores o contratistas en caso de presentarse cualquier controversia en que la información pueda aportarse como acervo probatorio y obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que puedan afectar a SoyYo.
• gg) Entregar, Transferir o Transmitir Información Personal dentro y fuera del territorio colombiano a empresas del cual SoyYo hace parte, proveedores, terceros que actúan en calidad de encargados del tratamiento para la prestación de servicios de procesamiento, alojamiento, seguridad de la información, prevención del fraude y/o la suplantación de identidad, Aliados y/o a Aliados Estratégicos, para efectos de, entre otros, salvaguardar mejor la información, proteger la privacidad y la identidad digital de los Usuarios, llevar un control de calidad de los servicios prestados y unificar corporativamente el manejo de la información.
• hh) Facilitar la continuidad de los servicios prestados por las Entidades a los Usuarios, lo cual incluye la posibilidad de portar la información requerida a la identidad del Usuario a la Entidad de la cual este es cliente y que ha contratado con SoyYo. La transferencia de estos Datos Personales generará un costo asociado a los requerimientos tecnológicos y operacionales para que esto se pueda llevar a cabo.
• ii) Adelantar a partir de la identificación clara de beneficios que evidencien el balance entre SoyYo y el Usuario, acuerdos que viabilicen la comercialización del uso, almacenamiento y circulación de los datos personales objeto de tratamiento, previa información al usuario sobre esta posibilidad y su respectivo alcance.
• jj) Consultar en nombre y/o representación del Usuario, la información o documentos de identidad de éste, contenidos en bases de datos de naturaleza estatal o privada con el fin de verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los Titulares de datos, con el propósito de validar la identidad del usuario y/o información requerida por Aliados de SoyYo, en el marco de trámites y/o interacciones a través de la Aplicación y/o el SDK web de SoyYo, siempre con la autorización previa, expresa e informada del Titular de los Datos.

Las entidades con las que el Usuario active la realización de un trámite al interior de la aplicación o el SDK web, serán responsables de obtener las autorizaciones que requieran en desarrollo de sus propios objetos sociales o actividades para tratar los Datos Personales enviados por la aplicación cuando se quiera hacer uso de estos para finalidades distintas al trámite señalado. Estas entidades definirán de forma autónoma las finalidades adicionales para el Tratamiento de los Datos Personales que es enviada por SoyYo y serán responsables del cumplimiento de la legislación de Protección de datos personales.

Los Usuarios y/o Titulares tienen una serie de obligaciones en el acceso y uso de las diferentes herramientas de SoyYo. Las siguientes obligaciones protegen los Datos Personales almacenados en estas y limitan las posibilidades de que se presente un acceso no autorizado a la misma:

• Custodiar sus credenciales de autenticación y hacer un buen uso de los servicios de la Aplicación y/o el SDK web.
• No acceder a las cuentas de otros usuarios y/o Titulares o a servicios no permitidos, o extraer Datos Personales.
• No violar la confidencialidad de la información o de terceros que hagan uso de la Aplicación y/o el SDK web.
• No suplantar la identidad de otro usuario o de un tercero mediante la Aplicación y/o el SDK web.
• No realizar trámites en la Aplicación y/o el SDK web a través de puntos inseguros, lugares públicos o puntos de Wi-Fi que no tengan adecuadas medidas de seguridad.
• Velar por el buen uso de los Datos Personales a los que tenga acceso a través de la Aplicación y/o el SDK web.
• Revisar la información que almacenará en la Aplicación y/o el SDK web y velar que esta sea la necesaria y que no exponga aspectos de su privacidad que no sean compatibles con las finalidades perseguidas por SoyYo.
• Informar cualquier anomalía o sospecha que tenga sobre el uso no autorizado o fraudulento, incluyendo la ocurrencia de incidentes de seguridad que expongan los Datos Personales a personas no autorizadas.
• Ingresar y almacenar Datos Personales propios y/o de terceros que sean correctos y actualizados.
• Proporcionar información, cierta y precisa al hacer uso de la Aplicación y/o el SDK web.

SoyYo puede Tratar, compartir, Transmitir, entregar, suministrar, Transferir o divulgar la información personal, dentro y fuera del territorio colombiano, siempre y cuando el país de destino ostente niveles adecuados de Protección de Datos, y de acuerdo con las finalidades legales, contractuales con el Titular, así como con las enunciadas en el Numeral 6 de la presente Política, siempre y cuando cuente con la Autorización del Titular:

Otras firmas o empresas:

En el desarrollo de la comercialización, mercadeo, cumplimiento de los contratos, y/o en general desarrollo de su objeto social, SoyYo puede poner la información personal a disposición de terceros, como firmas, abogados o empresas que ayuden al desarrollo misional de la firma y a otros agentes, representantes designados, socios comerciales e instituciones financieras, sociedades de valores y otros socios comerciales. En cualquiera de esos casos, SoyYo tomará las medidas necesarias para que esas otras aseguradoras y distribuidores conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido de que la información personal que reciban únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente concernientes a la relación comercial con SoyYo (y solamente mientras esta dure) y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente, a menos que la Autorización conferida por el Titular del dato sea lo suficientemente amplia como para que abarque un Tratamiento con finalidades diferentes.

Proveedores de servicios:

Terceros externos proveedores de servicios, tales como profesionales médicos, contadores, auditores, expertos, abogados y otros asesores externos profesionales; proveedores de viajes y asistencia médica; compañías de asistencia, proveedores de servicios de centros de llamadas; proveedores de servicios de sistemas de tecnología de la información, apoyo, almacenamiento y alojamiento de la información; proveedores de servicios de impresión, publicidad, comercialización e investigación de mercado, y análisis; bancos e instituciones financieras que atiendan las cuentas de SoyYo, terceros administradores de reclamaciones; proveedores de gestión de documentos y registros; ingenieros, inspectores, asesores legales, traductores, y otros vendedores y proveedores de servicios externos que presten su colaboración para llevar a cabo las actividades comerciales. En cualquiera de esos casos y sin perjuicio de la obligación de observar el secreto profesional en los casos que así corresponda, SoyYo tomará las medidas necesarias para que esos proveedores de servicios conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido de que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente concernientes a la relación comercial con SoyYo (y solamente mientras esta dure) y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente, a menos que la Autorización conferida por el Titular del dato sea lo suficientemente amplia como para que abarque un Tratamiento con finalidades diferentes.

Autoridades gubernamentales y terceros implicados en acciones judiciales:

SoyYo también puede intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, otros abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas; (d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones; (f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad o los de terceros aliados; y (g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que puedan afectar a SoyYo.

Aliados Estratégicos:

SoyYo también podrá compartir información personal con los aliados estratégicos del negocio de acuerdo con lo que se establezca en los contratos o acuerdos celebrados con dichos Aliados.

Otros terceros:

Se podrá compartir información personal con beneficiarios, proveedores de emergencia (bomberos, policía y servicios médicos de emergencia), minoristas, redes de médicos, organizaciones y proveedores, operadores de viaje, centrales de riesgo, las agencias de informes de crédito, y otras personas involucradas en un incidente que sea objeto de una reclamación, así como compradores y potenciales compradores u otras partes de una reorganización, fusión, venta, empresa conjunta, cesión, transferencia, o cualquier otra transacción, real o propuesta, en relación con la totalidad o parte de nuestro negocio, activos o acciones.

La información personal también puede ser compartida por los Titulares de la información, en muros de mensajes, grupos de debate, páginas de perfiles y blogs, y en otros servicios del Sitio Web en los cuales puede publicarse información y materiales. Debe tenerse en cuenta que la información que sea publicada o revelada a través de estos servicios se convertirá en información pública y podría estar disponible para los visitantes del Sitio Web y para el público en general.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 8° de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los Datos Personales tiene los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los Responsables o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido, o no haya sido autorizado, mediante la presentación de la respectiva queja o reclamo de acuerdo con lo dispuesto en la presente Política.

b) Solicitar prueba de la Autorización otorgada al Responsable, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10° de la Ley 1581 de 2012.

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.

d) Presentar ante las SIC quejas por infracciones a lo dispuesto en la Legislación vigente, previo agotamiento del trámite de consulta o reclamo ante SoyYo previsto como requisito de procedibilidad en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

e) Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable ha incurrido en conductas contrarias a la ley, a la Constitución o cuando no exista una obligación legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la base de datos del Responsable, Encargado. Mandante o Mandatario.

f) Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que SoyYo está obligada a cumplir con los deberes impuestos por la ley. Por ende, deben obrar de tal forma que cumplan las siguientes obligaciones:

10.1 Deberes de SoyYo respecto del Titular del dato

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus Datos Personales.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta Política, copia de la respectiva Autorización otorgada por el Titular.
• Informar de manera clara y suficiente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la Autorización otorgada.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus Datos Personales.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.
• Velar por la calidad, seguridad y confidencialidad de los Datos Personales.
• Observar los principios de veracidad o calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en esta Política.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Actualizar la información cuando sea necesario.
• Rectificar los Datos Personales cuando ello sea procedente.

10.2 Deberes de SoyYo cuando realiza el Tratamiento a través de un Encargado

• Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente los Datos Personales cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Comunicar de forma oportuna al Encargado del Tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Informar de manera oportuna al Encargado del Tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los Datos Personales para que este proceda a realizar los ajustes pertinentes.
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

10.3 Deberes de SoyYo respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio:

• Informar cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de Protección de Datos Personales.

Si SoyYo realiza el Tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del Tratamiento) como encargado o mandatario o figura equivalente, deberá cumplir los siguientes deberes:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
• Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes contados a partir de su recibo; conforme el literal d. del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente Política.
• Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente Política.
• Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el Titular o facultadas por la ley para dicho efecto.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

12.1. Autorización para Tratamiento de datos

SoyYo deberá obtener de parte del Titular su Autorización previa, expresa e informada para recolectar y Tratar sus Datos Personales. Esta obligación no es necesaria cuando se trate de datos de naturaleza pública. Para obtener la Autorización deberán seguirse las siguientes instrucciones:

En primer lugar, antes de que la persona autorice es necesario informarle de forma clara y expresa lo siguiente:

• El Tratamiento al cual serán sometidos sus Datos Personales y la finalidad del mismo.
• El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;
• Los derechos que le asisten como Titular previstos en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012;
• La identificación, dirección física o electrónica de SoyYo.

En segundo lugar, obtendrá el consentimiento del Titular a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tal como la página web, formularios, formatos, actividades, concursos, presenciales o en redes sociales, PQR, mensajes de datos o Apps.

Se deberá dejar prueba del cumplimiento de la obligación de informar y del consentimiento.

La Autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del Titular del Dato que permitan concluir de manera razonable que este otorgó su consentimiento para el Tratamiento de su información. Dicha (s) conducta (s) debe (n) ser muy clara (s) de manera que no admita (n) duda o equivocación sobre la voluntad de autorizar el Tratamiento.

12.2. Autorización para Tratamiento de datos sensibles

Cuando se trate de la recolección de datos sensibles se deben cumplir los siguientes requisitos:

• La Autorización debe ser explícita.
• Se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el Tratamiento de dicha información.
• Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuales de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad de este.

12.3. Autorización de Tratamiento de datos de menores de edad.

a) SoyYo, en desarrollo del principio de debida diligencia realiza un análisis de las finalidades de Tratamiento de los datos de menores adultos atendiendo a su interés superior y, procurando que se cumpla con el respeto a sus derechos fundamentales.

b) Con base en dicho análisis, SoyYo habilita la posibilidad de que los menores adultos puedan acceder a determinados servicios, esto de acuerdo con las finalidades que sean acordes con el interés superior de los menores.

c) Los menores de edad que requieran hacer el registro en SoyYo para efectos de facilitar, por ejemplo, su inclusión en el sistema financiero o la adquisición de los productos y servicios de esa naturaleza, serán informados por SoyYo del alcance del Tratamiento de sus Datos Personales a través de la Política de Tratamiento de la Información puesta a su disposición.

d) SoyYo utilizará un lenguaje sencillo y claro para facilitar la comprensión de la finalidad del tratamiento e informará de forma explícita y previa cuáles son los datos solicitados, advirtiendo el carácter sensible y facultativo de los datos a ser proporcionados.

e) SoyYo advertirá a los menores adultos acerca de su responsabilidad de comunicar a sus representantes legales sobre la solicitud de acceso a los servicios de SoyYo; lo anterior indicándole al menor adulto que dicha manifestación de voluntad le será informada a su representante legal a través de SMS, correo electrónico u otro medio similar.

f) Para estos efectos, SoyYo solicitará al menor adulto los datos de contacto (celular o correo electrónico) de sus representantes legales, datos que serán utilizados exclusivamente para informar acerca de la solicitud realizada por el menor para acceder a los servicios de SoyYo.

g) Soy Yo informará al Representante Legal del menor adulto, a través de los medios atrás indicados, acerca del registro que ha hecho el menor en su plataforma, esto con el fin de que aquel pueda manifestar si presenta alguna objeción, caso en el cual el menor adulto será desactivado de la plataforma.

h) En atención al carácter especial de los datos de menores, Soy Yo se ocupará de proveer el ambiente más seguro para este tipo de datos y realizará el tratamiento únicamente y exclusivamente para el cumplimiento de las obligaciones derivadas de los servicios solicitados por el menor.

i) Los canales de atención de peticiones, quejas y reclamos estarán atentos en caso de que exista algún reclamo o consulta relacionados con los datos del menor de edad y los atenderán con total diligencia.

SoyYo adoptará las medidas técnicas, físicas, legales, humanas, administrativas y organizativas correspondientes, que guarden relación con las leyes de privacidad y seguridad de los datos para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Si los Titulares consideran que su interacción con SoyYo ya no es segura (por ejemplo, si creen que la seguridad de su información personal podría estar comprometida), deberá notificar inmediatamente a SoyYo en los canales de servicio indicados en el numeral 17 “ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS”.

Cuando SoyYo proporcione información personal a un proveedor de servicios, este será seleccionado cuidadosamente y deberá utilizar las medidas adecuadas para proteger la confidencialidad y seguridad de la información personal.

SoyYo adopta medidas razonables para garantizar que la información personal procesada sea confiable para el uso pretendido, preciso y completo según sea necesario para llevar a cabo los fines descritos en esta Política de Tratamiento de la Información. SoyYo mantendrá la información personal de los Titulares de la Información durante el periodo que sea necesario para cumplir con los fines establecidos en esta Política de Tratamiento de la Información y hasta por 10 años con fines de respaldo en atención a los requerimientos legales correspondientes, salvo que los contratos, la ley vigente o las buenas prácticas exijan o permita un periodo de retención mayor.

Bajo principio constitucional de buena fé, si se proporciona información personal a SoyYo en relación con otras personas diferentes de quien la otorgue, este manifiesta contar con el consentimiento legalmente necesario para entregarla y que SoyYo pueda realizar su recopilación, uso, divulgación, transmisión y Transferencia de información personal de las otras personas.

SoyYo proporcionará oportunidades para que los Titulares de la información informen sus preferencias de mercadeo, incluyendo las comunicaciones con estos, quienes también podrán comunicarse por correo electrónico a misdatos@soyyo.co o remitir en físico a la Carrera 10 # 80 – 36, en Bogotá D.C.

Los Titulares de la información tienen derecho a acceder a su información personal, actualizarla, corregirla, oponerse a su uso o solicitar su eliminación o supresión. Para tal efecto se podrán comunicar con SoyYo por correo electrónico a misdatos@soyyo.co o remitir en físico a la Carrera 10 # 80 – 36, en Bogotá D.C., ante cualquiera de estas necesidades o si tiene preguntas o inquietudes sobre el Tratamiento de la información personal. La respuesta a su comunicación se dará dentro de los términos y condiciones de la normatividad aplicable sobre la materia.

A continuación se detallan los procedimientos para que los Titulares de los datos puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información o revocar la Autorización:

Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas legitimadas de conformidad con el artículo 2.2.2.25.4.1 del Decreto 1074 de 2015:

• Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición de SoyYo.
• Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
• Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• Por estipulación a favor de otro o para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

CONSULTAS: los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos en poder de SoyYo, y ésta, en su condición de Responsable y/o Encargada del Tratamiento, deberá suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la Identificación del Titular.

La consulta se formulará por el medio habilitado por SoyYo, siempre y cuando se pueda mantener prueba de la fecha de recepción de la consulta y de la identidad del solicitante.

Una vez verificada la identidad del Titular se le suministrarán los Datos Personales requeridos. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

RECLAMOS: el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos que se encuentre en poder de SoyYo debe ser objeto de actualización, corrección o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante SoyYo en su calidad de Responsable y/o Encargada del Tratamiento. Dicho reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a SoyYo con la Identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite, y acompañando los documentos o pruebas pertinentes que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Si el reclamo está completo, se incluirá en la base de datos o sistema de información una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

TRASLADO DEL RECLAMO: en caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

TERMINO PARA LA ATENCIÓN DE UN RECLAMO: el término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Tales respuestas deben ser remitidas a la dirección señalada por el Titular en el momento de presentar su solicitud y, en el caso de que no la haya especificado, a la última dirección registrada. En caso de que las peticiones o los reclamos se presenten por medios electrónicos o verbalmente, podrán resolverse por el mismo medio, para lo cual se debe conservar copia de la respuesta o de la respectiva grabación.

SoyYo Revisará la Política de Tratamiento de Información periódicamente y se reserva el derecho de actualizarla en cualquier momento para incorporar los cambios a que haya lugar de conformidad con los requisitos legales. Las referidas actualizaciones se publicarán en el sitio web https://soyyo.co/proteccion-datos/.

Para tal propósito en la parte superior de esta Política de Tratamiento se indicará la fecha de actualización de la misma. SoyYo entiende que el Titular de la información ha revisado y prestado su consentimiento acerca de las actualizaciones que se realicen a la Política por el hecho de acceder al Sitio Web, hacer uso de la Aplicación y/o el SDK web, enviar una comunicación a SoyYo o realizar cualquier gestión ante SoyYo respecto de algún producto o servicio. De todas formas, SoyYo recomienda acceder periódicamente al Sitio Web y a los términos y condiciones de la Aplicación y/o el SDK web, para consultar esta Política con el fin de que el Titular conozca las actualizaciones de la misma y recuerde los términos y condiciones en los que se realiza el Tratamiento de la información personal.

La presente Política se rige por lo previsto en la ley colombiana y cualquier controversia relacionada con o derivada de la misma, se someterá al conocimiento de la justicia ordinaria de la República de Colombia.

Esta política entrará en vigencia a partir de su publicación.

La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del Tratamiento teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 11 del Decreto 1377 de 2013.